Bem-vindo ao Frotek

O Frotek é o sistema de gestão para locadoras de veículos: frota, contratos de locação, vistorias, manutenção, financeiro e relatórios em uma única plataforma, acessível pelo computador e pelo celular.

Este manual está organizado na ordem em que você vai usar o sistema:

• Primeiros passos — os cadastros iniciais que deixam tudo pronto para a primeira locação, em 6 passos.
• Dia a dia — a operação: veículos, locações, vistorias, manutenção, multas e cadastros.
• Financeiro — contas a receber e a pagar, pagamentos, conciliação bancária, DRE e relatórios.
• Administração — empresas, usuários e permissões, RH e folha, e a assinatura do Frotek.
• Ajuda — perguntas frequentes e como falar com o suporte.

1. Cadastre sua empresa

Ao criar sua conta, o Frotek pede duas coisas antes de liberar o sistema: os dados da sua empresa e a escolha do plano.

Cadastrando a empresa

1. Informe o CNPJ — a razão social e o endereço são preenchidos automaticamente.
2. Confira os dados, ajuste o que for preciso e adicione a logo da locadora. Ela aparecerá nos contratos e documentos em PDF.
3. Avance para a escolha do plano.

Escolhendo o plano

Os planos variam conforme o tamanho da frota e as funcionalidades liberadas, com opção de cobrança mensal ou anual. Você pode ver o detalhe de cada um em Planos, dentro do próprio sistema.

Mais de um CNPJ?

Se a sua operação tem mais de uma empresa (matriz e filial, por exemplo), você pode cadastrar várias empresas na mesma conta e alternar entre elas pelo seletor na tela inicial. Veja como em Empresas, usuários e permissões.

2. Configure o financeiro

Antes de lançar a primeira locação, deixe o financeiro com a cara da sua operação: é isso que faz cada receita e despesa cair no lugar certo desde o início.

Cadastre as contas da locadora

Cadastre as contas por onde o dinheiro entra e sai — conta bancária, caixa da loja, ou ambas. Toda movimentação no Frotek pertence a uma conta, e é isso que permite conferir o saldo de cada uma depois.

Ajuste o plano de contas

O plano de contas é a lista de categorias que classifica seus lançamentos: receita de locação, combustível, manutenção, taxas, e assim por diante. O Frotek já vem com uma estrutura pronta — revise e adapte às categorias que você usa no dia a dia.

Centros de custo (opcional)

Se você separa a operação por unidade, equipe ou finalidade, cadastre centros de custo e use-os nos lançamentos. Eles aparecem depois nos relatórios.

3. Grupos de veículos e seguros

Os grupos de veículos organizam a frota por perfil de locação — por exemplo: Econômico, SUV, Utilitário. Eles servem para duas coisas:

• Locar por grupo — o contrato pode reservar um grupo em vez de um veículo específico, e você decide qual carro entregar na hora da entrega.
• Aplicar o seguro certo — cada grupo carrega um perfil de seguro.

Criando um grupo

1. Dê um nome ao grupo e descreva o perfil de veículos que ele reúne.
2. Vincule o perfil de seguro do grupo.

Perfis de seguro

O perfil de seguro define as condições que valem para os veículos do grupo:

• Franquia — o valor que o cliente paga em caso de sinistro.
• Limite de cobertura do veículo.
• Cobertura de danos a terceiros, com valores próprios.
• Marcação de cobertura total, quando for o caso.

4. Cadastre a frota

Com grupos e seguros prontos, é hora de colocar seus veículos no sistema.

Cadastrando um veículo

1. Escolha a categoria: carro, moto, van, caminhão, ônibus ou máquina. Cada categoria abre os campos que só ela tem — eixos e capacidade de carga para caminhão, lotação para ônibus, número de série para máquinas sem placa.
2. Selecione marca e modelo — a lista vem da tabela FIPE para carros, motos e caminhões. Máquinas e implementos fora do catálogo aceitam marca em texto livre.
3. Informe placa, odômetro atual e o grupo do veículo.
4. Salve. O veículo entra como disponível para locação.

O que o sistema acompanha a partir daqui

• Status em tempo real — disponível, locado, indisponível. A locação, a manutenção e o patrimônio têm cada um a sua visão do veículo, sem que uma sobrescreva a outra.
• Odômetro com histórico — toda leitura registra de onde veio: contrato, devolução, vistoria, manutenção ou ajuste manual. Máquinas são medidas em horas em vez de km.
• Histórico completo — mesmo quando um veículo sai da frota, ele é baixado, não excluído: todo o histórico financeiro e contratual fica preservado.

5. Crie seu contrato modelo

O contrato modelo é o texto jurídico que o Frotek usa para gerar o PDF assinável de cada locação.

Montando o modelo

1. Abra o editor de contratos modelo — um editor de texto completo, com formatação.
2. Escreva ou cole o texto do seu contrato de locação.
3. A logo da empresa entra automaticamente no documento.
4. Salve o modelo.

A partir daí, toda locação gera o contrato em PDF a partir desse texto, já com os dados do cliente, do veículo e das condições daquela locação.

Serviços extras (opcional)

Aproveite para cadastrar o catálogo de serviços extras que você oferece — cadeirinha, GPS, condutor adicional, lavagem especial. Na locação, cada item pode ser cobrado uma única vez ou de forma recorrente.

6. Sua primeira locação

Tudo pronto — empresa, financeiro, grupos, frota e contrato modelo. A primeira locação percorre o caminho completo:

1. Cadastre o cliente

Na hora, sem preparação: CPF ou CNPJ, telefone e CNH. O endereço entra sozinho pela consulta de CEP; para pessoa jurídica, os dados vêm do CNPJ.

2. Crie o contrato

Escolha o veículo (ou o grupo), o plano — diário, semanal ou mensal, com quilometragem controlada ou livre —, a caução e os serviços extras. O contrato sai em PDF pronto para assinar.

3. Faça a vistoria de saída

O aplicativo guia as fotos ângulo a ângulo, lê a placa pela câmera e colhe a assinatura do cliente na tela. O laudo sai em PDF. Veja os detalhes em Vistorias.

4. Entregue o veículo

Registre o odômetro e o nível do tanque na saída. O status do carro muda para locado.

5. Acompanhe a cobrança

As cobranças do contrato entram automaticamente no financeiro, na data certa. Você acompanha o que está pago e o que está em aberto em Contas a receber e a pagar.

6. Receba o carro de volta

Na devolução: vistoria de chegada, termo de devolução em PDF e baixa do pagamento. O veículo volta a disponível, pronto para a próxima locação.

Dashboard

A tela inicial do Frotek é montada por você — cada locadora acompanha indicadores diferentes.

Widgets

Escolha quais blocos aparecem no seu dashboard e organize-os na grade. Estão disponíveis:

• Veículos — visão rápida da frota.
• Financeiro — entradas, saídas e saldos.
• Clientes — sua carteira.
• Utilização da Frota — quanto da frota está locada.
• Inadimplência — o que está vencido e com quem.
• Vistoria Rápida — atalho para vistoriar.
• Manutenção — o que está em oficina e o que está por vir.

O layout fica salvo por usuário: cada pessoa da equipe monta a própria visão.

Atalhos de lançamento

Direto do dashboard você abre: nova receita, lançar despesa, movimentação, conciliação e vistoria rápida.

Outros recursos da tela inicial

• Seletor de empresa — para quem opera mais de um CNPJ na mesma conta.
• Barra de navegação personalizável — no celular, você escolhe quais atalhos ficam na barra inferior.
• Tour guiado — na primeira vez, o sistema apresenta os módulos.

Frota

O módulo de Frota é o cadastro vivo dos seus veículos — do primeiro dia na locadora até a venda ou baixa.

Categorias

Seis categorias de ativo: carro, moto, van, caminhão, ônibus e máquina. Cada uma abre os campos que só ela tem — eixos, tara e carroceria para caminhão; lotação para ônibus; número de série para máquinas sem placa. Máquinas são medidas em horas de uso em vez de quilômetros.

Os três status do veículo

Cada veículo tem três situações independentes, que não se sobrescrevem:

Um veículo pode estar locado, sinistrado e à venda ao mesmo tempo — o sistema mantém as três informações.

Ações sobre o veículo

Colocar à venda, confirmar venda (com comprador e data), cancelar venda, bloquear e liberar para locação, normalizar sinistro e baixar por perda total. Toda transição fica registrada no histórico.

Odômetro com procedência

Cada leitura de odômetro registra de onde veio: contrato, devolução, vistoria, manutenção, venda ou ajuste manual. Lançou errado? O ajuste manual corrige e fica registrado.

Saída da frota

Veículo vendido ou desativado é baixado, nunca excluído: ele sai da operação, vai para uma tela própria e preserva todo o histórico financeiro e contratual.

Locações

O módulo de Locações cobre o ciclo comercial completo: da criação do contrato à devolução do veículo.

Planos de locação

Seis modalidades: diário, semanal ou mensal, cada um em versão:

• Controlada — com franquia de quilômetros incluída e cobrança do km excedente; ou
• Livre — quilometragem ilimitada.

Criando um contrato

• Veículo ou grupo — fixe um carro específico ou reserve um grupo e decida qual veículo entregar na hora da entrega.
• Caução — valor, conta de destino, forma de pagamento e regra de devolução: na devolução do veículo, alguns dias depois, ou em data fixa.
• Pré-pago ou pós-pago — cobrança no início ou no fim do ciclo, com dia de faturamento e renovação automática.
• Partes — cliente, condutor adicional e fiador, todos puxados do cadastro de Pessoas.
• Serviços extras — itens do seu catálogo, cobrados uma única vez ou de forma recorrente.

O contrato em PDF assinável é gerado a partir do seu contrato modelo, com a logo da empresa.

Entrega e devolução

Na entrega: checklist, nível do tanque e odômetro de saída. Na devolução: os mesmos registros de chegada, a data efetiva e o termo de devolução em PDF.

Substituição de veículo

Precisou trocar o carro no meio do contrato? A substituição troca o veículo sem encerrar a locação, emite o termo de substituição e guarda o histórico de qual veículo atendeu o contrato em cada período — com o motivo da troca.

Situações do contrato

Aberto (criado, ainda não iniciado) → iniciado (veículo entregue) → encerrado (devolvido) — ou cancelado.

Vistorias

A vistoria é o registro do estado do veículo na saída e na chegada — a prova que resolve qualquer discussão de avaria com o cliente.

Tipos

• Vistoria de saída — antes da entrega do veículo.
• Vistoria de chegada — na devolução.

Ambas ficam vinculadas ao contrato de locação.

Fazendo uma vistoria

1. Fotos guiadas — o assistente mostra a posição do veículo e orienta quais ângulos fotografar.
2. Anotações sobre a foto — desenhe em cima da imagem para marcar um risco ou amassado.
3. Placa pela câmera — aponte a câmera e o sistema reconhece a placa automaticamente.
4. Checklist — itens conferidos, odômetro, nível de combustível e observações.
5. Assinatura na tela — o cliente assina no próprio aparelho, com o nome do signatário registrado.

Ao final, o laudo em PDF reúne fotos, checklist e assinatura.

Manutenção

Ordens de serviço, catálogo de peças e alertas de preventiva — para a frota rodar e o custo ficar registrado no lugar certo.

Ordem de serviço

Uma mesma ordem registra o previsto e o realizado: data e odômetro agendados convivem com data e odômetro efetivos, o que permite medir atraso e desvio. A ordem pode bloquear o veículo para novas locações enquanto estiver aberta.

Itens da ordem

Cada item é uma peça ou serviço, com categoria, quantidade, valor unitário e odômetro de entrada e saída. As peças e serviços ficam num catálogo reutilizável entre ordens.

Anexos e financeiro

Notas fiscais e documentos podem ser anexados à ordem, e cada item aponta para o lançamento financeiro que o pagou — o custo entra no resultado do veículo.

A ordem de serviço também sai em PDF.

Manutenção preventiva por quilometragem

Ao trocar um item, informe o odômetro da próxima troca. Quando o veículo atingir a marca, o sistema gera o alerta de preventiva automaticamente.

Oficinas

Oficina é uma pessoa com o papel oficina no cadastro de Pessoas — o mesmo registro pode ser fornecedor também.

Relatórios de manutenção

Seis visões dedicadas, todas com exportação em PDF: visão geral da frota, custo por categoria, tendência mensal, durabilidade de peças, próximos serviços e linha do tempo por veículo — além do dossiê completo de cada veículo.

Multas

O fluxo que precisa acontecer dentro do prazo legal: receber a notificação, descobrir quem dirigia e indicar o condutor antes de vencer.

Lançando uma multa

Registre o auto de infração completo: AIT, órgão autuador, código e descrição da infração, data e local, valor e desconto por pagamento antecipado com data limite. A notificação recebida pode ser anexada ao registro.

Identificação automática do condutor

O Frotek cruza a data da infração com os contratos de locação vigentes daquele veículo e aponta quem estava com o carro. A confirmação registra quem identificou e quando.

Documento de indicação

Com o condutor confirmado, o sistema gera o documento de indicação em PDF para envio ao órgão autuador.

Vínculo com o financeiro

A multa aponta para o lançamento gerado — seja repasse ao cliente, seja custo próprio da locadora.

Situações da multa

Pendente → indicada → paga — ou contestada / expirada.

Pessoas

Um cadastro único para todos que orbitam a locadora — o mesmo registro pode ser cliente hoje e fornecedor amanhã, sem duplicar dados.

Papéis

Uma pessoa pode ter um ou mais papéis:

• Cliente — quem loca.
• Fornecedor — de quem você compra.
• Oficina — quem faz a manutenção.
• Funcionário — sua equipe (veja RH e folha).
• Condutor — quem dirige, mesmo sem ser o titular do contrato.
• Parceiro — indicações e acordos comerciais.

Cadastro

• Pessoa física ou jurídica, com CPF ou CNPJ.
• Telefones múltiplos, identificados como móvel ou fixo.
• Dados bancários — conta corrente, poupança ou salário.

Contas a receber e a pagar

O coração do financeiro do Frotek é o lançamento: o registro do que há para receber ou pagar, separado do registro do que de fato foi pago. É essa separação que torna pagamento parcial, juros, desconto e estorno operações simples — não gambiarras.

O lançamento

Cada lançamento carrega:

• Natureza — receita, dedução, custo ou despesa.
• Valores — o valor original, o quanto já foi pago e o quanto está em aberto, sempre atualizados.
• Classificação — plano de contas, centro de custo, cliente ou fornecedor, e tags livres.
• Vínculos — opcionalmente, o veículo, o contrato de locação ou a ordem de manutenção relacionados. É isso que permite apurar o resultado por veículo.
• Instrumentos de cobrança — número do documento, código de barras de boleto, QR Code PIX.

Situações do lançamento

Rascunho · agendado · pendente · atrasado · parcialmente pago · pago · cancelado · contestado.

O status parcialmente pago é real, calculado pelos valores — não uma interpretação da tela.

Parcelamento e recorrência

• Parcelado — cada parcela sabe seu número e o total (3/12), e as parcelas ficam agrupadas.
• Recorrente — gera lançamentos automaticamente em frequência mensal, quinzenal ou semanal. É assim que as cobranças de um contrato de locação entram sozinhas, na data certa.

Outros recursos

• Linha do tempo — cada lançamento mostra seus movimentos em ordem: pagamentos, juros, descontos, estornos.
• Transferência entre contas — operação própria, que agrupa a saída de uma conta e a entrada na outra.
• Exportação para Excel das contas a receber e a pagar.
• Nada se perde — cancelamento nunca apaga o registro; todo lançamento tem trilha de alterações.

Pagamentos, baixas e estornos

Registrar o que foi pago é a operação mais frequente do financeiro — e o Frotek trata cada situação do jeito certo.

Pagamento total ou parcial

Ao dar baixa em um lançamento, informe o valor recebido:

• Valor cheio → o lançamento fica pago.
• Valor menor → fica parcialmente pago, com o restante em aberto — sem truques.

Juros, multa, desconto e tarifa

No mesmo pagamento você registra juros e multa recebidos, desconto concedido e tarifa bancária. Cada um é registrado com seu papel: tarifa, por exemplo, não conta para quitar o valor devido.

Baixa em lote

Recebeu um valor que quita vários lançamentos de uma vez? A baixa em lote distribui o valor entre os lançamentos selecionados em uma única operação.

Estorno

O pagamento entrou errado? Estorne: o lançamento volta a ficar em aberto e o estorno fica registrado na linha do tempo. Se um pagamento havia quitado vários lançamentos juntos, o estorno desfaz o bloco inteiro de uma vez, mantendo tudo coerente.

Conciliação bancária

Conferir o banco: importar o extrato, vincular cada movimento ao seu lançamento e explicar qualquer diferença de saldo — até zerar.

Importando o extrato

1. Exporte o extrato no seu banco em OFX ou CSV.
2. Importe no Frotek. Antes de gravar, você vê uma pré-visualização do que será conciliado — e o sistema avisa se a importação não trouxe nenhum movimento novo.

Vinculando movimentos

Para cada movimento do extrato, o sistema sugere o lançamento correspondente. Confirme, ajuste ou vincule manualmente. Cada conciliação realizada fica registrada.

Conferência de Conta

O relatório que fecha a conta: ele coloca o saldo do sistema contra o saldo do banco (lido do extrato ou digitado) e decompõe a diferença item a item — cada item não conferido é acionável, e o resíduo deve fechar em zero quando tudo estiver explicado. Uma visão auxiliar mostra o extrato lado a lado.

DRE mensal

O demonstrativo de resultado do mês — receitas, deduções, custos e despesas organizados pelo seu plano de contas, apurados automaticamente pelo sistema.

Três formas de ler

• Tabela detalhada — para conferência linha a linha.
• Gráfico — para leitura rápida da composição do resultado.
• Visão de celular — um formato próprio para tela pequena, em vez da tabela espremida.

Exportação

A DRE sai em PDF e em Excel — pronta para enviar ao contador ou arquivar.

Relatórios gerenciais

Cinco relatórios que respondem às perguntas que decidem a operação de uma locadora.

Os relatórios saem na tela e, na maioria dos casos, em PDF.

Empresas, usuários e permissões

A estrutura de acesso do Frotek tem dois níveis — pensada para quem opera mais de um CNPJ e para equipes com papéis diferentes.

Organização e empresa

• A organização é a sua conta no Frotek — o "guarda-chuva".
• Dentro dela, uma ou mais empresas representam os CNPJs operacionais, cada uma com razão social, endereço e logo próprios.

Veículos, contratos e lançamentos pertencem a uma empresa; usuários pertencem à organização e alternam entre as empresas pelo seletor da tela inicial.

Um mesmo login pode ainda participar de várias organizações — útil para um contador que atende mais de uma locadora.

Papéis e permissões

Três papéis: administrador da organização, membro e o administrador do sistema (equipe Frotek).

Além do papel, cada usuário tem permissões por módulo — veículos, financeiro, RH, folha, pessoas, relatórios, configurações, ajuda e empresa — com ver, editar e excluir independentes. Dá para ter, por exemplo, um atendente que vê o financeiro mas não edita, e edita locações mas não exclui.

Gerenciando a equipe

• Convide um usuário para a sua organização.
• Remova um membro quando necessário — os registros que eram dele são reatribuídos, nada fica órfão.

RH e folha de pagamento

Folha completa para o porte de uma locadora — motoristas, lavadores, administrativo — com conferência antes de virar despesa.

Ficha do funcionário

Cargo, departamento, salário base, tipo de vínculo (CLT, PJ, freelancer, estagiário ou temporário), datas de admissão e desligamento, situação (ativo, afastado, em férias ou desligado) e observações — com histórico de alterações.

Folha por competência

Cada mês tem a sua corrida de folha (ano/mês), com a conta financeira, o plano de contas e a forma de pagamento definidos na própria corrida.

Composição por funcionário

Salário bruto, INSS, IR, FGTS, bonificações e descontos identificados: empréstimo, pensão, adiantamento e outros.

Fluxo de aprovação

Rascunho → revisão (com tela dedicada à conferência) → agendada → paga. A folha também pode ser cancelada antes do pagamento.

Assinatura do Frotek

Tudo sobre o seu plano, dentro do próprio sistema.

Planos

Cada plano define as funcionalidades liberadas e os limites (como o número de veículos da frota), com preço mensal ou anual. O teste inicial dá acesso completo por 14 dias, sem cartão de crédito.

Assinando

O checkout acontece dentro do app: escolha o plano, o ciclo de cobrança e a forma de pagamento. Tem um cupom de desconto? Aplique no checkout — ele pode valer para a primeira cobrança, para sempre ou por alguns ciclos, conforme o cupom.

Gerenciando a assinatura

• Faturas — consulte suas faturas e os itens de cada uma.
• Trocar de plano — conforme sua frota cresce.
• Cancelar — você mesmo cancela pelo sistema, quando quiser.

Avisos de situação

Se o teste terminar ou um pagamento atrasar, o painel mostra o aviso correspondente — teste encerrado, pagamento pendente, em atraso, suspensa ou cancelada — e orienta o próximo passo para regularizar.

Perguntas frequentes

Posso usar o Frotek no celular?

Sim. O Frotek funciona no navegador e em aplicativo, no computador e no celular — a vistoria com fotos, por exemplo, foi feita para ser usada no pátio.

Tenho dois CNPJs. Preciso de duas contas?

Não. Cadastre as duas empresas na mesma conta e alterne pelo seletor da tela inicial. Veja Empresas, usuários e permissões.

Um carro pode estar locado e à venda ao mesmo tempo?

Pode. O veículo tem três situações independentes — operação, condição e ciclo de vida — que convivem sem uma apagar a outra. Veja Frota.

O cliente pagou só uma parte. Como registro?

Dê a baixa com o valor recebido: o lançamento fica parcialmente pago, com o restante em aberto. Veja Pagamentos, baixas e estornos.

Que formatos de extrato posso importar na conciliação?

OFX e CSV, exportados do seu banco. Veja Conciliação bancária.

Posso exportar meus dados?

Sim: contratos e contas a receber/pagar exportam para Excel; DRE, laudos de vistoria, contratos, termos e relatórios saem em PDF.

Como funciona o período de teste?

14 dias com acesso completo, sem cartão de crédito. A cobrança só começa se você assinar.

Quem consegue ver os dados da minha locadora?

Somente os usuários da sua organização, cada um com as permissões que você definir. Os dados de cada organização são isolados.

Registrei uma multa. O sistema descobre quem dirigia?

Sim — ele cruza a data da infração com os contratos vigentes do veículo e aponta o condutor. Veja Multas.

Como cancelo a assinatura?

Pelo próprio sistema, na área da assinatura, quando quiser. Veja Assinatura do Frotek.

Suporte

Precisou de ajuda? Tudo acontece dentro do próprio Frotek.

Central de ajuda

Artigos organizados por área — geral, veículos, financeiro e RH — para consultar antes de abrir um chamado.

Chamados

1. Abra um chamado descrevendo a situação.
2. Converse com a equipe pelo chat do chamado — as respostas chegam também como notificação no app.
3. Acompanhe a situação: aberto, em andamento, resolvido ou fechado.

Chamados têm prioridade (baixa, normal, alta, urgente) — use com bom senso para os casos que travam sua operação.

Notificações

O sino do aplicativo reúne os avisos do sistema: respostas de chamado, avisos de folha e RH e informativos. Toque para ler; o lido fica marcado.

Contato comercial

Para assuntos de planos e parcerias: comercial@frotek.com.br · frotek.com.br